Lose Enden verbrauchen Kapazität

Im März bin ich umgezogen. Seitdem hat sich lauter Kram zusätzlich in den Kopf gedrängelt, der mich bis heute verfolgt. So ein Umzug zieht ja einen Rattenschwanz an Bürokratie hinter sich her. Und weil ich bei der Gelegenheit meine Bank gewechselt habe, fällt mir jetzt unter anderem ständig jemand ein, bei dem ich die neue Kontonummer nennen oder eine Lastschrift ändern muss.

Der Umzug hat mir einmal mehr vor Augen geführt, wie viel Denkleistung und Energie es raubt, wenn der Kopf mit lauter offenem Zeug belastet ist:

  • Jede Menge große und kleine Dinge, die noch geregelt werden müssen.
  • Nicht komplett Erledigtes, das man im Auge behalten muss. Die Kontrolle, ob etwas wirklich erledigt ist. Das Erst-Weitermachen-Können, wenn Sache A gemacht ist, weil erst damit Sache B erledigt werden kann.
  • Mitunter hat man es mit Unklarheiten zu tun, die einen zusätzlich mit Spekulationen beschäftigen. In meinem Beispiel war es die Frage, wann die alte Wohnung weitervermietet wird, sodass ich einerseits einschätzen kann, wie lange ich noch Miete zahlen muss und andererseits, um einen kompletten Schlussstrich ziehen zu können mit Papieren, Stromanbieter abwickeln, etc.

Derlei lose Enden, die oft genug nebenbei dazukommen, belegen Rechnerleistung im Gehirn.

Fragmentierter Kopf

Der Umzug ist natürlich nur ein Beispiel. Wer viel auf seiner To-Do-Liste hat und zusätzlich von seinem Umfeld beansprucht wird, kennt das nur zu gut. Vor allem, wenn du dich während deiner Arbeit routinemäßig unterbrechen lässt: Da klingelt ständig das Telefon und es will wer was. Oder es kommt ständig wer rein – ob Kunde oder Familie – und will nur kurz etwas.

Das erinnert mich an das Defragmentieren des Computers, das man früher regelmäßig machen sollte: Waren zu viele Datenblöcke verstreut auf der Festplatte gespeichert, dauerte der Zugriff länger. Das System wurde langsam.

Darum ist es wichtig, in solchen Phasen das System zu entlasten. Das geht auch dann, wenn man nicht zu 100 % Kontrolle darüber hat.

Ich etwa kann zwar bestimmte Aspekte rund um den Umzug und die Bürokratie nicht forcieren, aber ich kann dazu beitragen, meinen Kopf freier zu machen:

Für Ordnung sorgen

Bestimmt bin ich nicht die Einzige, die, wenn wieder mal alles gleichzeitig kommt, erst mal den Arbeitsplatz aufräumt. Das verschafft Überblick und sorgt gleichzeitig dafür, sich selbst zu ordnen:

  • Alles mal in die Hand nehmen.
  • Zusammensortieren, was zusammengehört (da ist es wieder) und den Rest an seinen Platz legen.
  • Neue Notizen oder Vorgänge anlegen (dazu komme ich gleich).
  • Das Gefühl bekommen, alles im Griff und im Blick zu haben.
  • Ein Plus: Alles, was geordnet ist, ist gleich viel freier – ob es der Schreibtisch oder der Kopf ist. 🙂

Hand in Hand damit geht der nächste wichtige Punkt.

Wegarbeiten, weggeben und verschieben, was möglich ist

Das ist gar nicht so selbstverständlich! Denn so manche Situation kann dazu führen, dass man ein wenig zum kopflosen Huhn wird. Erst recht, wenn du jemand bist, der bei einem Zuviel auf einmal  eher hektisch und gestresselt wird. Bei manchen Menschen führt das dazu, dass sie nicht mehr so gut denken können. Je größer der gefühlte Stress wird, desto mehr kommt ein Teufelskreis in Gang: Alles schaukelt sich auf und dann geht manchmal gar nichts mehr. Darüber habe ich letztes Jahr in meinem Schreib-Blog geschrieben.

Doch selbst, wenn das bei dir nicht der Fall ist, ist da noch die Sache mit den Prioritäten. Es gibt Leute, die wirklich streng nach Priorität vorgehen:

  • Das, was sie als Priorität höher ansiedeln, ist jetzt dran, komme was wolle.
  • Oder es wird streng nach wichtig/dringend gearbeitet.

In Momenten, wo es nötig ist, den Kopf frei zu bekommen, plädiere ich immer dafür, wegzubekommen, was geht. Ich führe meine To-Do-Liste seit Jahren mit Bleistift und schreibe sehr kleinteilige Teil-Aufgaben drauf. Wenn sich ein Zuviel ansammelt, schaue ich immer: Was kann weg? – Indem ich es bleibenlasse, verschiebe oder wegarbeite. Ich achte dabei natürlich auf Prioritäten, erlaube mir aber, alles vorzuziehen, was ich in absehbarer Zeit wegbekomme. Dann radiere ich das, was ich erledigt habe, weg. Für mich hat auch das mit einem freien Kopf zu tun:

  • In dem Moment, wo es erledigt, delegiert (oder verschoben) ist, kann ich es wegradieren, gegebenfalls trage ich es mir zu einem späteren Zeitpunkt ein. Aber ich übertrage es nie, wie manche Menschen, von Tag zu Tag zu Tag, sondern es kommt aktuell weg und ich plane es realistisch auf einen späteren Zeitpunkt, wenn ich noch mal drauf zurückkommen muss.
  • Meine To-Do-Liste wird so vor meinen Augen sukzessive weniger. Das motiviert und sorgt zunehmend für Übersicht.

Beim „Weggeben“ – oder delegieren – heißt es, umfassend zu denken. Wir Selbstständigen haben beruflich gesehen nicht immer die Möglichkeit, eine Aufgabe abzugeben. Aber wir haben unter all unseren Verpflichtungen durchaus Dinge, die wir nicht selbst machen müssen. So kann es sein, dass du noch XY besorgen wolltest oder dich privat bereit erklärst hast, Z zu machen – und darunter ist etwas, das wer für dich übernehmen kann. Oder wo ein Verschieben möglich ist.

Wenn du beruflich oder privat etwas immer machst oder eigentlich gerade dran wärst, dann lässt sich vielleicht ein Termin-Tausch mit jemandem machen oder ein Tausch à la „Mach du das bitte für mich, dafür übernehme ich jenes für dich“.

In dem Zusammenhang ist natürlich elementar, nicht gleichzeitig immer „hier“ zu schreien.

Nichts zusätzlich annehmen, was JETZT nicht sein muss

Noch mal: Wenn du in einer Phase bist, wo du nicht mehr weißt, wo dir der Kopf steht, ist entlasten angesagt. Das betone ich, weil meist der Beruf gänzlich vom Privaten abgekoppelt wird. Wir haben aber nur 24 Stunden, davon geht Schlaf, etc. ab. In den verbleibenden Stunden können wir unseren Alltag managen. Den beruflichen und den privaten. Als Selbstständige hängt sehr viel – oder gar alles – an uns. Darum können wir unsere Verpflichtungen nicht komplett trennen. Wenn du dich bereit erklärst, für eine Feier zwei Kuchen zu backen oder sowas, geht das von deiner Zeit ab. Ich weiß, dass das banal klingt, und doch sehe ich es immer wieder, dass derlei Verpflichtungen unter „das muss ich auch noch“ laufen, aber als separate Paar Stiefel betrachtet werden.

Bitte richtig verstehen: Es geht nicht darum, das Private zurückzustellen oder gar den Beruf immer vorzuziehen. Mir geht es lediglich um das Bewusstsein in diesen Kopfschwirr-Phasen zu schauen:  Wie kann ich mich – und meinen Kopf – JETZT GERADE entlasten?

Zusammenschreiben, was zusammengehört

Ist viel zu viel zu tun, erst recht, wenn du es mit tausend Kleinigkeiten und losen Enden zu tun hast, dann lohnt es sich, detailliertere Schritte zu notieren. Hier kommt es jetzt darauf an, wie du deine Notizen normalerweise organisierst. Ich kenne Leute, die ihre To Dos, Ideen und was ihnen zwischendurch noch als wichtig einfällt, auf Haftzettel schreiben – und dann fliegen überall kleine Zettel rum. Andere schreiben einigermaßen durcheinander auf Listen, teilweise tageweise, was gerade ansteht. Kommt was Neues dazu, wird es drangehängt. Wieder andere führen kompakte To-Do-Listen, die meist aus recht großen Projekt-Happen bestehen.

Ist jetzt zwischendrin ein komplexeres Vorhaben dabei oder etwas, das sich, wie mein Umzug, länger hinzieht, braucht es bei den Notizen ein Defragmentieren: Zusammenschreiben, was zusammengehört – und dabei schön kleinteilig werden. Auch einzelne Anrufe, wenn noch eine Information fehlt, anschließend einen Brief an Adresse Z zu verschicken, gehört mit drauf.

Dabei kommt viel deutlicher zum Vorschein,

  • was flott erledigt werden kann. Sehr wichtig, weil es möglich ist, die Liste sofort zu lichten und sich knappe Zeiten zwischendurch für einzelne Handgriffe nutzen lassen.
  • welcher Schritt von einem anderen abhängt.
  • was wann dran ist. Es kann sehr entlastend sein, eine Art Ablaufplan zu machen. Der wiederum richtet sich entweder danach, was du dir vornimmst. Es kann eine Hauruck-Aktion sinnvoll sein. Oder du taktest damit ein umfassenderes bzw. längerfristiges Projekt durch. Bei manchen Bürokratengeschichten meines Umzugs habe ich Kündigungsfristen zu beachten bzw. zu überprüfen: Eine Bestätigung muss eingeholt und dann da und da vorgelegt (oder nachgereicht) werden und dann kontrolliert, ob der Empfänger die Kündigung bestätigt hat und noch mal etwas später, ob der Bankeinzug wirklich gestoppt wurde. Je nachdem, aus welcher Melange dein voller Kopf besteht, ergibt sich, ob es ausreicht, sich einige wenige Termine im Kalender zu vermerken. Oder ob es sinnvoll ist, ein aktuelles Projekt oder die kommende Zeit etwas enger durchzutakten, um wieder Land zu gewinnen.