Zeit begrenzen

Als Selbstständige sollten uns Deadlines heilig sein, und meist sind sie das – sofern Kunden involviert sind. Immer dann, wenn es um Commitments gegenüber Dritten geht, liegt auf jeden Fall irgendeine Priorität drauf. Das, was Schnittstellen nach außen hat, muss laufen. Erst recht, wenn wir Geld dafür bekommen.

Die meisten von uns sind sehr gut in der Lage, diverse Kundenprojekte parallel zu organisieren. Doch selbst wenn dein Zeitmanagement hervorragend ist, heißt das nicht, dass Zeit und Aufwand in einem rentablem Verhältnis zueinander stehen. Und was ist mit den Vorhaben, die „nur für uns“ sind?

1. Es braucht Deadlines

… und damit meine ich nicht nur, die Abgabe-Deadline, sondern jeweils eine Deadline für den jetzt anstehenden Handlungsschritt.

Was keine Deadline hat, wird geschoben.

Was eine zu großzügig bemessene Deadline hat, macht unproduktiv. Nicht von ungefähr fangen viele Leute erst kurz vor knapp mit einer Aufgabe an, sogar wenn sie monatelang Zeit hatten. Doch selbst, wer frühzeitig beginnt, aber massig Zeit vor sich hat, neigt dazu, die Aufgabe zu dehnen. Was sich hinzieht wie nichts Gutes, verursacht Probleme.

2. Die Deadline sollte deutlich kürzer sein, als gedacht

Bestimmt kennst du das  Parkinsonsche Gesetz, wonach sich Arbeit in dem Maß ausdehnt, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht. Es reicht also nicht aus, dir einen Termin zu setzen. Gibt dir ein Auftraggeber einen Abgabetermin vor, dann mach dir trotzdem deinen eigenen.

Werden Termine allzu großzügig gesetzt,  

  • laden sie zum Schieben ein. Wenn immer noch Zeit bleibt, scheint es okay zu sein, etwas auf der To-Do-Liste unentwegt nach hinten zu setzen. Oder es sich einige Zeit gar nicht erst anzusehen, nur um zu spät zu bemerken, wie komplex eine Aufgabe dann doch ist oder welche Informationen noch fehlen, um überhaupt daran arbeiten zu können.
  • verführen sie dazu, mehr als nötig zu machen. Wer zu viel Rahmen hat, verfällt gerne ins Dödeln. Oder, fast noch schlimmer, tut zu viel: ausgiebige Recherche, ständiges Umwerfen und/oder Überarbeiten (was im schlechtesten Fall zum Verschlimmbessern wird). So oder so: Etwas häufig in die Hand zu nehmen und viel zu viel Zeit zu investieren, lohnt nicht.

Ich habe es ständig in meinen Workshops erlebt, wie die TeilnehmerInnen gestaunt haben, was sie alles in deutlich weniger Zeit geschafft haben, weil sie mussten“. 😉

Ein großer Vorteil der Selbstständigkeit ist, dass wir uns die Zeit einteilen können. Wir müssen nicht acht oder mehr Stunden am Schreibtisch sitzen. Wenn du in zwei Stunden super produktiv bist, dann mach doch lieber den Rest des Tages frei und freu dich des Lebens – oder arbeite an etwas anderem. Das heißt nicht, dass es jeden Tag mit zwei Stunden getan wäre, es soll daran erinnern, die echte Leistung und das Ergebnis als Maßstab zu nehmen und nicht die Anwesenheit am Schreibtisch.

3. Ein Verschieben der Deadline ist nicht einfach so erlaubt

Ich bin durchaus ein Freund von „Morgen ist auch noch ein Tag“, etwa, wenn Unvorhergesehenes über einen hereinprasselt oder die Tagesform es einfach nicht hergibt. Was soll es bringen, sich mit einer Aufgabe zu quälen, von der man weiß, dass man sie morgen, mit frischem Hirn, in einem Bruchteil der Zeit schafft? – Gibt es also einen richtig guten Grund, ist es natürlich drin, ausnahmsweise einen Arbeitsschritt zu verlegen.

Doch das komplette Verschieben einer Deadline, womöglich immer wieder, das sollte nicht einfach so erlaubt sein. Kunden gegenüber erlauben wir uns das ja auch nicht ohne Not. Warum also werden private oder berufliche Vorhaben leichtfertig vertagt – oder fallen im Alltag komplett hinten runter?

Gewöhn dir an, dir realistische Termine zu setzen und erlaube dir nicht, sie einfach zu ignorieren oder zu verwässern. Eine bewusst gesetzte Deadline sollte heilig sein, auch wenn sie für uns selbst ist.

Das Setzen klar begrenzter, kurzer Deadlines ist die wichtigste Schraube, mühelos schneller voranzukommen.